« Terug naar het blog overzicht
Hoe u de online accounts van uw club kunt beschermen zonder technische achtergrond
Het runnen van een amateurvoetbalclub houdt veel meer in dan alleen het organiseren van wedstrijden en trainingen. Tegenwoordig hebben clubs steeds meer online accounts voor verschillende zaken, zoals de clubwebsite, sociale media, reserveringssystemen voor velden en platforms voor lidmaatschapsbetalingen, evenals apps voor de communicatie tussen coaches, spelers en vrijwilligers. Bovendien worden deze online tools meestal beheerd door vrijwilligers zonder formele IT-ondersteuning en met weinig vrije tijd, waardoor het beveiligen ervan een aspect is dat vaak over het hoofd wordt gezien.
Het goede nieuws is echter dat uw voetbalclub er zelf voor kan zorgen dat online accounts veilig blijven, zonder hulp van buitenaf en met slechts een paar eenvoudige maatregelen. Simpele gewoonten zoals het delen van wachtwoorden, het up-to-date houden van software en het gebruik van sterke wachtwoorden helpen uw club de kwetsbaarheden te verminderen en maken het tegelijkertijd veel gemakkelijker voor bestaande en potentiële nieuwe bestuursleden.
Een reden waarom amateurvoetbalclubs bijzondere veiligheidsrisico's lopen.
Naast het feit dat ze geen voltijds IT-personeel in dienst hebben, kennen kleine voetbalclubs frequente personeelswisselingen. De leden van het bestuur, de penningmeester en de secretaris worden zo nu en dan vervangen, terwijl nieuwe mensen zich als vrijwilliger aanmelden. Helaas volgen hun digitale identiteiten niet altijd hetzelfde patroon.
Het versturen van toegangscodes via sms, e-mail of door ze op te schrijven, is iets wat veel mensen doen. Ook komt het voor dat bestuursleden die lid zijn gebleven van de club, maanden nadat ze hun functie hebben neergelegd, nog steeds ingelogd zijn en de accounts van de club gebruiken. Daarnaast gebruiken sommige clubs dezelfde wachtwoorden op verschillende platforms, simpelweg omdat ze makkelijker te onthouden zijn.
Al deze dingen zijn zo normaal geworden dat beveiliging een bijzaak wordt. Je kunt je voorstellen dat als slechts één van deze accounts wordt gehackt, de hackers de overige accounts, die dezelfde inloggegevens en wachtwoorden gebruiken, wel zullen vinden en misbruiken.
Veelgemaakte fouten die gemakkelijk te vermijden zijn
Veelvoorkomende beveiligingslekken worden vaak niet veroorzaakt door ingewikkelde methoden van hackers, maar eerder door simpele onachtzaamheid.
Enkele veelgemaakte fouten zijn:
- Hetzelfde wachtwoord gebruiken voor meerdere accounts.
- Deel je inloggegevens via e-mail of berichtenapps.
- Het niet vernieuwen van wachtwoorden bij wijzigingen in de commissie.
- Het toekennen van voortdurende beheerrechten aan voormalige vrijwilligers.
- Het is raadzaam om geschreven wachtwoorden op te schrijven of ze in gemakkelijk toegankelijke documenten te bewaren.
Het Nationaal Centrum voor Cyberbeveiliging, Engeland (NCSC), biedt richtlijnen voor het aanmaken van veilige wachtwoorden die moeilijk te raden zijn en voor het regelmatig controleren van toegangsrechten. Zulke eenvoudige maatregelen verkleinen het risico op illegale toegang aanzienlijk.
Leden van databasebeheerorganisaties dienen zich bewust te worden van wat de Britse AVG inhoudt. Het Information Commissioner's Office, Manchester, Engeland (ICO) Passende account- en wachtwoordprocedures beschermen niet alleen de werking van de club, maar ook de gegevens van de leden.
Integreer beveiliging in elke bestuursoverdracht.
Als leden van de commissie hun functie overdragen, moeten de online accounts ook onderdeel uitmaken van die overdracht.
Een korte checklist kan wonderen doen:
- De wachtwoorden voor clubaccounts zijn gewijzigd.
- Nieuwe commissieleden krijgen toegang; voormalige leden hebben dit niet meer nodig.
- Als het herstel-e-mailadres of telefoonnummer van een persoon verouderd is, moet u dit bijwerken.
- Controleer welk commissielid beheerdersrechten heeft gekregen voor elk social media-account.
Stel, indien mogelijk, tweefactorauthenticatie in voor het gebruikersaccount.
De hierboven genoemde zaken kunnen snel worden uitgevoerd en kunnen toch veel kopzorgen besparen en toekomstige beveiligingsproblemen voorkomen.
Minimaliseer de risico's van delen.
Clubs die door vrijwilligers worden geleid, hebben vaak moeite met het delen van wachtwoorden om de veiligheid van alle betrokkenen te waarborgen. Als je wachtwoorden via e-mail of chatberichten verstuurt, is het lastig te achterhalen wie het wachtwoord daadwerkelijk in handen heeft. Bovendien bestaat het risico dat het wachtwoord openbaar wordt gemaakt of verloren gaat.
Een wachtwoordmanager Dit helpt doordat bestuursleden van de club een veilige kopie van een geheim kunnen bewaren en deze alleen met actieve bestuursleden kunnen delen. Vrijwilligers hoeven de wachtwoorden niet te onthouden of op te schrijven. Op deze manier creëert de club een elegante en eenvoudige methode die niet wordt beïnvloed door ledenwisselingen.
Kleine gewoontes bieden bescherming op de lange termijn.
Het beheren van online beveiliging kan best een uitdaging zijn, hoewel het helemaal niet zo ingewikkeld hoeft te zijn. Een paar routinegewoonten die je regelmatig toepast, kunnen al een grote verbetering in je beveiligingsniveau opleveren.
Probeer deze gewoontes aan te leren:
- Maak indien mogelijk een apart account aan voor elke beheerder.
- Deel wachtwoorden nooit via e-mail of andere berichtenapps.
- Controleer en pas uw accountmachtigingen minstens jaarlijks aan.
- Vraag, indien mogelijk, alle vrijwilligers om direct contact op te nemen met hun leidinggevende zodra ze iets verdachts zien met betrekking tot een inlogmelding.
- Houd een lijst bij van alle online diensten die de club gebruikt.
Dergelijke eenvoudige activiteiten zullen de veiligheid aanzienlijk verbeteren en tegelijkertijd de toch al vermoeide vrijwilligers niet overbelasten.
Negeer sociale media niet.
Voor veel amateurvoetbalclubs zijn Facebook, Instagram en andere socialemediakanalen belangrijke middelen om informatie te verspreiden. Zonder goede communicatie weten de spelers, hun families, de fans en de sponsors niets van wat er speelt. Als de club geen controle heeft over haar accounts, zal haar imago daaronder lijden en zal de informatiestroom worden belemmerd.
Controleer periodiek welke gebruikers nog beheerdersrechten hebben, schakel de toegang voor voormalige vrijwilligers uit en zorg voor een systeem waarbij ten minste twee vertrouwde bestuursleden de mogelijkheid hebben om een account indien nodig te herstellen. Effectief beheer van sociale media-accounts is vaak belangrijker dan diepgaande technische vaardigheden.
Goede beveiliging begint met een goede organisatie.
Het is verrassend hoe eenvoudig het kan zijn om de online accounts van je club te beschermen, zelfs zonder technische kennis of dure software. Het vereist slechts het aanleren van eenvoudige gewoonten en een open begrip van verantwoordelijkheden. Daarnaast zouden de bestuursleden de digitale beveiliging van de club moeten evalueren bij elke wisseling van vrijwilligers of leden.
Een club kan haar digitale aanwezigheid veiliger maken door wachtwoorden te wijzigen bij de overdracht van het ene bestuur aan het andere, alleen toegang te verlenen aan de mensen die op dat moment de club leiden, wachtwoorden veilig te delen en de instructies op te volgen van autoriteiten die de club volledig vertrouwt. Met een goed doordacht en redelijk systeem kan zelfs een amateurvoetbalclub erop vertrouwen dat een van haar vrijwilligersteams de accounts op de computer veilig beheert.