« Terug naar het blog overzicht
Hoe een online vergadering soepel te laten verlopen?
Online vergaderen is voor veel mensen dagelijkse kost geworden. We communiceren de laatste jaren veelal digitaal met klanten en collega's en dus is dit bij veel functies de nieuwe manier van werken geworden. Dat heeft zo zijn voordelen, maar het is niet altijd even makkelijk om iedere digitale meeting soepel te laten verlopen. Zeker wanneer er veel mensen tegelijk aanwezig zijn kan het nog wel eens ontaarden in een aardige chaos. Om dit te voorkomen, kun je onder andere de volgende dingen doen:
- Wees goed voorbereid
Dit geldt voor jezelf maar ook voor de rest van de mensen in een online vergadering. Bereid je goed voor op de onderwerpen die besproken worden en denk na over de eventuele input of feedback die je wilt geven. Zorg er ook voor dat je over de juiste videoconferencing apparatuur beschikt zodat je alles optimaal kunt volgen. Door al deze zaken goed op orde te hebben kun je alle informatie zo goed mogelijk opnemen. Bovendien maak je al snel geen goede beurt bij klanten of collega's wanneer je niet goed voorbereid overkomt, en dat wil je uiteraard voorkomen. Het is daarnaast vaak een kleine moeite om je even in te lezen en te verdiepen in de stof die besproken gaat worden. - Minimaliseer indien mogelijk het aantal deelnemers
Zoals gezegd kan menig meeting in een chaos ontaarden als er teveel deelnemers zijn. We hebben allemaal online wel eens grappige filmpjes gezien van mensen die dan van alles aan het doen zijn, of niet doorhebben dat hun geluid nog aan staat. Om dit soort praktijken te voorkomen is het verstandig om het aantal deelnemers in een meeting zoveel mogelijk te beperken, voor zover dit mogelijk is. Nodig dus niet te veel mensen uit die een online vergadering ook prima kunnen missen of later terug kunnen lezen wat er besproken is. Op die manier blijft de boel overzichtelijk en wordt het minder chaotisch. - Maak duidelijke afspraken over wat er besproken wordt
Je wilt voorkomen dat het in een meeting gaat over allerlei dingen, behalve hetgeen waarvoor deze eigenlijk bedoeld is. Daarom is het zaak goede afspraken te maken over wat er besproken dient te worden. Dit kun je kracht bijzetten door een aantal punten te selecteren die besproken gaan worden, zodat iedereen die deelneemt aan de online vergadering precies weet wat er zal gaan gebeuren. Door structuur aan te brengen kan er echte vooruitgang worden geboekt. - Let goed op je communicatie
Denk goed na over wat je uit wilt stralen tijdens het videobellen. Er zijn verschillende factoren die hierin van belang zijn, zoals bijvoorbeeld wie je precies tegenover je hebt en of een meeting al dan niet erg formeel is. Een aantal zaken geldt echter voor iedere meeting en daar dien je jezelf altijd aan te houden. Zorg er bijvoorbeeld voor dat je telefoon op stil staat afgesteld en dat er geen andere zaken zijn die af kunnen leiden. Daardoor kun je een slechte indruk maken op andere aanwezigen en dat kan nooit de bedoeling zijn. - Noteer alles wat er gebeurd
Een online vergadering wordt natuurlijk niets voor niets georganiseerd, en dus wil je er zoveel mogelijk van opsteken. Noteer daarom, op een manier die voor jou het beste werkt, de belangrijkste en meest relevante dingen die worden besproken. Dan kun je hier later nog eens naar terugkijken mocht het nodig zijn, of het tijdens een volgende meeting wederom gebruiken.
Geen advertenties meer zien?
Word nu donateur. In ruil voor een klein bedrag per seizoen ontvang je een inlog voor onze website. Ben je eenmaal ingelogd, dan zullen er geen advertenties meer verschijnen.